Şantiye® dergisi olarak Youtube kanalımızda gerçekleştirdiğimiz “10 Soruda” isimli programımızın 4.’sünün başlığı “İNŞAAT PROJELERİNDE VERİMLİLİK”ti... 29 Temmuz 2021 günü yayınlanan ve bir inşaat projesinde zaman, maliyet ve kalite kayıplarına neden olan noktalara odaklandığımız programın Uzman Konuğu ise Türkiye’de Proje Yönetimi denilince ilk akla gelen isimlerden 1İnşaat Danışmanlık Kurucusu Cem Kafadar (İnş. Müh.) oldu.
Programın videosunu seyretmek için:
https://www.youtube.com/watch?v=7gPnbr3vC2o&t=1017s
https://www.santiye.com.tr/10-soruda-i-nsaat-projeleri-nde-veri-mli-li-k-1420.html
RÖPORTAJI, ŞANTİYE®NİN EYLÜL-EKİM 2021 (389.) SAYISININ E-DERGİ VERSİYONUNDAN OKUMAK İÇİN LÜTFEN TIKLAYIN
1. Bir inşaat projesinde “Verimlilik” denilince aklınıza ilk olarak ne geliyor?
Verimlilik sözcüğüyle birlikte aklıma gelen ilk kavram “Zaman”... Zaman insanlara adaletli dağıtılan bir şey. Herkese eşit bir şekilde günde 86 bin 400 saniye verilmiş. Dava, bunun nasıl kullanıldığı. Dikkatli bakıldığında başarılı olmuş, istediklerini gerçekleştirebilmiş, bir şeylere imza atabilmiş insanların ortak noktasının zamanı iyi kullanmak olduğu görülebilir.
Biz ise toplum olarak çok ve aşırı çalışmayı verimlilik ile karıştırıyoruz. Bunun arkasında, görüntüyü içerikten daha çok önemsememiz yatıyor. Bizde ha bire koşturan veya çalıştığı dosyadan kafasını kaldırmadan saatlerce çalışan bir profesyonel makbuldür; fakat o insanın ne kadar verimli çalıştığı pek irdelenmez... Önemli olan nokta ise budur.
Diğer taraftan zaman kavramından bahsetmişken verimliliği ölçen birtakım kriterlerin de olması gerektiği unutulmamalı. Tabii burada Proje Yönetimini konuşmalıyız. Maliyet ve zamanı doğru bir şekilde ölçtüğümüzde zaten verimlilik düzeyi ortaya çıkmış oluyor.
Bir Proje Yöneticisinin zamanını nasıl kullandığı da önemli bir nokta. Bu konu üzerine Amerikan Huffington Post sitesinde bir araştırma yayınlanmış ve İnşaat Proje Yöneticilerinin günce üç buçuk saatlerini e-postalarına, bir buçuk saatlerini de toplantılara ayırdıkları görülmüş. Yani günlük mesainin yarısı... Diğer yarısı ise bilfiil çalışmaya ayrılıyor. Bilfiil çalışmayla ilgili pek bir şey yapılamayabilir, ama bir yöneticinin beş saatini alan yönetim faaliyetlerini, yani e-posta ve toplantıların yönetiminde zamanın kullanımıyla ilgili bir verimlilik sağlanabilir.
Mesela e-postalar... E-postalar ile hem çok vakit geçiriliyor hem de e-postalar oldukça dikkat dağıtan unsurlar. Verimli bir çalışmanın ortasında gelen bir mesaj tüm konsantrasyonu alıp götürebilme potansiyeline sahip. Benim bu konudaki önerim ise kesinlikle bir sınıflandırma yapmakla birlikte, e-postalara her dakika değil de, günün belirli saatlerinde bakmak. Günde üç kez e-postalarımıza bakarak zamandan ciddi bir tasarruf sağlayabiliriz. Sabah işe başlamadan, öğlen yemeğe çıkmadan ve akşam mesai bitimine yakın bakarak. Her birini maksimum yarımşar saatle sınırlayabilirsek, e-postalar için harcanan 3.5 saati, 1.5 saate düşürebiliriz. Tabii bu arada bütün gün belki sadece bir mail üzerine çalışmanız gereken durumlardan bahsetmiyorum.
İkinci nokta ise toplantılar... Toplantılar maalesef şantiyelerin en nitelikli insanlarının katılması ve adam/saat ücretleri en yüksek çalışanlarının vakitlerini harcaması nedeniyle verimsizlikle beraber çok ciddi bir maliyet kaybına da yol açabiliyorlar. Bu konuda da yapılabilecek bazı şeyler var. Mesela öncelikle toplantı başlamadan bir süre belirlenmeli ve herkes toplantıya bu süreyi bilerek katılmalı. Ayrıca fazla kişinin katılmaması da toplantıların verimliliğini etkileyen unsurlar arasında. Yani sekizden fazla insan katıldığı zaman kaotik bir ortamın oluşması nedeniyle verimlilik düşebiliyor. Katılımcıların toplantılara hazırlanarak girmeleri de toplantıların verimliliğini artıran bir konu. Son olarak ise toplantının sonunda bir aksiyon planıyla görev dağılımı yapılması ve işlerin tamamlanması için hedef zamanların belirlenmesi de bir sonraki toplantıyı kolaylaştırıp, verimini artıracak unsurlardan birisi.
Zamanın iyi kullanılması sadece Proje Yönetiminde değil, hem bireysel hem toplumsal verimlilik açısından da çok çok önemli. Zamanımızı ve enerjimizi çalan her şeyi mesaimizin dışına itmeliyiz.
2. Projenin verimliliği için sadece Proje Yöneticisinin verimliliği yeterli olmuyor; organizasyon ve ekip de önemli... Sağlıklı bir organizasyon yapısı ve o proje özelinde doğru bir takım sizce nasıl oluşturulur?
Ortak bir hedef varsa bir organizasyondan bahsedilebilir. Dolayısıyla bu hedefin sürekli canlı tutulup iyi yönetilmesi lazım. Ve iyi bir organizasyonun sağlanması için şeffaf bir yönetim olması şart. Tabi bu çok derin bir konu olduğundan burada detaylarına fazla girmeyeceğim...
Ekip de tabii ki çok önemli... Ekibinizdeki bir kişi bile işi mahvedebilir ve istediğiniz şeyi yapmanızı engelleyebilir. Birçok yönetici de bizzat yaşamıştır bu durumu. Dolayısıyla insanları doğru seçmek önemlidir. İşe alacağınız bir insanı seçerken öncelikle üç şeye bakmak gerekiyor. O kişi, “Olumlu”, “Sorumlu” ve “Yapabilir” olmalı.
Aday, görüşme sırasında olumlu bir yaklaşıma sahip olmalı. İkincisi sorumluluk sahibi olup, olmadığını mülakatta test edebilmeliyiz. Adayın o işi yapabilir olduğunu anlamak bir mülakatta anlaşılmayabilir, referansları çok iyi incelemek gerekir. Fakat adayın o görüşmeye hazırlıklı gelmesini, firma ve hizmetler hakkında bilgili olmasını, öğrenmeye ve özellikle yeniliğe açık olmasını önemserim. Özellikle sorduğu soruların o kişinin düzeyiyle ilgili ciddi bilgiler verdiğini hatırlatmak isterim. Düzgün ve uygun bir kıyafet, açık ve net konuşma, kendine güven ve göz teması da önemlidir. Göz teması “bir şey saklamıyorum”un en önemli göstergesidir.
Referanslar ise çok çok güvenilir kişilerden gelmediği sürece bence çok önemsenmeyebilir. Çünkü bizdeki referanslar maalesef biraz cenazelerde sorulan “Merhumu nasıl bilirdiniz” sorusuna verilen olumlu cevaplara benzer. Bunun tam tersi de olabilir bazen. Çok iyi bir çalışana “çok yetersiz” etiketi de vurulabilir.
3. Bir projenin hayata geçirilmesine karar verildikten sonra yapılacak ilk çalışma ne olmalıdır?
Öncelikle ve kesinlikle bir Risk Yönetimi çalışması yapılmalıdır. Sağlıklı bir risk yönetimi çalışması, sözleşme, bütçe ve iş programının olabildiğince doğru hazırlanması açısından önemlidir. Söz konusu riskin başımıza açabileceklerini sözleşmeye yansıtmak işin akışını etkiler. O nedenle risk analizi işin en başında, tüm detaylar göz önünde tutularak yapılmalı. Bu kapsamda önce risk tanımlanmalı, daha sonra o riskin analizi yapılmalı, riski azaltma yönünde kafa yorulmalı, riske sorumlu atanmalı. Analiz tabii sadece başta değil, işin sonuna kadar çeşitli aşamalarda takip edilmeli. Bu riskler baş ağrıtacak kadar yüksekse o işe hiç girilmemeli. Bir işe girerken her zaman bakmamız gereken ilk nokta, faydanın maliyetten yüksek olmasıdır.
4. Türkiye’nin önemli patronları, yöneticileri ve CEO’larıyla çalıştınız... Onlardan en çok duyduğunuz şey neydi?
Patron ve yöneticilerin birinci önceliği paradır... Para kazanmak, daha çok para kazanmak ve daha büyük yatırımlara girmek önemlidir onlar için. Bu noktada “Para”dan kasıt ise nakit akışıdır. O işe o ay ayrılması gereken değerin bilinmesi, patronları öncelikli olarak ilgilendirir. Beklentileri de o nakit akışının öncesinden iyi bir planla hazırlanmış olmasıdır. Proje Yönetiminde de her şeyin başı iyi bir iş programı, yani zaman ve paradır. Bütçe belirlendikten sonra ise o bütçenin aylara göre payları belirlenmelidir. Yani hangi ay ne kadarlık bir paraya ihtiyaç duyulacağının planlaması doğru yapılmalıdır.
Genç meslektaşlarım iş programlarını ve bütçeyi doğru yapıp, nakit akışını da doğru öngörürlerse iş hayatında çabuk yükselirler, önleri kolay açılır.
Türkiye’de ise bu konu biraz sıkıntılı. Her işe, yeterli ön hazırlık yapılmadan başlanıyor. Genelde kervan yolda düzülür mantığıyla bakılıyor. Bütçe ve iş programı sürekli revizyona uğruyor. Patronlar da bu durumu bildiklerinden, kendilerine bildirilen nakit akış tablosunu bir dereceye kadar dikkate alıyorlar. Plan ve programı sevmememiz sosyolojik bir olgu ve bu coğrafyanın karakteristik unsurlarından biri maalesef.
5. Türkiye’de projeler neden istenen karlılığa ulaşamıyor?
Bu konuda aslında Şantiye® dergisinde üzerinde çalışarak bir makale yazmıştım.
https://www.santiye.com.tr/projeler-neden-basarisizlikla-sonuclanir-918.html
Bu konuda uluslararası düzeyde yapılmış önemli çalışmalar var. Projelerin başarısızlığı 10 nedene bağlı. Bir numarada %57 ile “İletişim Kopukluğu” geliyor. Bütün projelerde yaşanan en büyük sıkıntılar genelde hep iletişim kaynaklı problemler. Bu kapsamda toplantı ve raporların iyi yönetilmesi lazım.
İkinci sırada, yüzde 37 ile “Planlama Eksikliği” geliyor. Ardından da yüzde 36 ile yine planlamaya bağlı olarak yanlış belirlenen “Milestonelar / Teslim Tarihleri” geliyor. Böylesine yanlış belirlenen teslim tarihleri ise işin tüm aşamalarını zincirleme baştan sona etkiliyor, programa karşı inanç kaybı yaşatıyor. Dördüncü sırada ise “Kalite Kontrol Eksikleri” var. Kalitenin sonradan kontrol edilmemesi, baştan güvence altına alınması şart. Bu da sağlıklı kontrol listeleri oluşturarak sağlanabilir.
“Kontrolden Çıkan Maliyetler”, “Kaynak Koordinasyonundaki Yetersizlikler”, “Yönetimden Kaynaklı Zafiyet”, “İlerlemenin Yönetilememesi / İşin Takip Edilmemesi”, “Tedarikçilerin Beceri Yetersizliği” ve “Tedarikçilerin Kaynak Yetersizliği” de diğer nedenler olarak öne çıkıyor.
Bu uluslararası çalışmanın yanında benim 35 yıllık şahsi tecrübelerim ise Türkiye’deki sorunun, Proje Yönetimi açısından yeterli ön çalışmanın yapılmaması olduğuna işaret ediyor. Bu da sosyolojik bir sorun. Plan yapmayı genelde sevmiyoruz. Projenin kapsamı baştan iyi tanımlanamıyor ve süreklik kapsam aşılıyor, aşıldıkça beklenmedik şeyler yaşanıyor, maliyetler artıyor, süre uzuyor. Bu belirsizlik ciddi riskler yaratıyor. Bir projede belirsizlik ne kadar fazlaysa, bilinmeli ki maliyet artışı da o kadar yüksek olacaktır.
Diğer taraftan bir Proje Yöneticisi ülkemizde maalesef bir orkestra şefi gibi hareket edemiyor.
Normalde bir Proje Yöneticisi işi yapan, yani müzik aletini çalan değil, çalınan aletleri koordine eden olmalıdır. Ama ülkemizde maalesef işi yapan konuma geliyor. Bu sefer de asıl yapması gereken koordinasyonu sağlayamıyor.
Bitirilen projelerden doğru derslerin çıkarılamaması da problemlerden biri. Hatalar tabii ki yapılacaktır ama bu hataların daha sonra tekrar tekrar yaşanması dramatiktir.
6. Bir proje ekibinin “olmazsa olmazı” nedir?
Güven, güven, güven... O güven için de şeffaflık ve açıklık lazım. Ve o şeffaflık ve açıklık aslında biraz önce sözünü ettiğim “İletişim Kopukluğu” sorununu baştan çözen bir unsur. Çünkü iletişimsizliğin temelinde güvensizlik nedeniyle bilgilerin saklanması ve olumsuz düşünceler var. Bir ekipte olmazsa olmaz şeyin “Güven” olduğunu üzerine basarak bir kez daha söylemek isterim.
7. Her Proje Yöneticisinin farklı özellikleri ve yetenekleri var... Ancak hepsinde olması gerektiğini düşündüğünüz yetkinlik hangisi?
Bence bir yöneticinin sahip olması gereken en önemli yetkinlerden biri “İkna Etme Yeteneği”. Bu çok önemli ve kesinlikle öğrenilebilen bir konu.
Ekibini ikna edebilmek, bir yönetici için çok kritik bir yetenektir. Bir çalışandan herhangi bir şey isterken “Akşama bu raporları masamda istiyorum” demekle, “Akşama bu raporları istiyorum; çünkü yarın sabah yönetim kurulu toplantısına götürmem gerek” cümlesi arasında dağlar kadar fark vardır. Ve burada kullanılan tek bir kelime bile işin gidişatını tümden değiştirir. O kelime “Çünkü”dür... Önemli bir kelimedir... İlk cümle karşı tarafta doğal bir tepki doğurur ve o raporları hazırlamamak için bazı yollar araştırılmasına neden olabilir. İkincisinde kullanılan “Çünkü” ise istenenin somut bir nedeni olduğunu açıklar ve kişiyi olaya dahil eder. İknada bu çok önemlidir. Bu konuda söylenecek çok şey var... Okurlarımızın kesinlikle bu konuya da kafa yormaları ve yazılı-görsel kaynaklardan yararlanmalarını öneririm.
8. İnsanlar firmalarından daha çok hangi yönetimsel yanlışlardan dolayı istifa ediyorlar?
Bir yönetici ve kurum kararlı ve adil olmalı. İşten ayrılanlar genelde bu iki konu yüzünden işlerinden soğuyor ve uzaklaşıyorlar. Sanıldığının aksine, çok durumda “Ücret” daha geri planda kalıyor. İnsanları en çok sözlerin tutulmaması incitiyor. Çalışanlar arasındaki adaletsizlikler de çalışanların işyerlerine karşı güvenlerini azaltıyor. Özellikle aynı düzeyde olduğunu düşündüğü arkadaşının kendinden daha fazla ücret aldığını veya ayrıcalıklı sosyal imkanlara sahip olduğunu bilmek ciddi sıkıntı yaratıyor.
9. İnşaat sektörü için sizce gelecek nasıl gelecek?
Bu konuda da Şantiye®de bir makalem yayınlanmıştı...
(https://www.santiye.com.tr/insaat-sektorunun-gelecegi-nasil-olacak-insaat-4.0-ile-birlikte-hangi-teknolojiler-gelisecek-730.html). Gelecekte bence kazananlar “Değişime Uyum Sağlayanlar”, olacak. Dolayısıyla öngörüleri doğru yapmak lazım. Yani bu düzen, teknoloji, iş yapış şekilleri böyle sürüp gitmeyecek. Öncelikle bunun anlaşılması şart. Mesela inşaat sektörü kazma kürekle iş yapış şekillerden zaman içinde makinelerin, yazılımların sektöre girmesiyle bambaşka bir görünüme girdi. İnşaat 4.0 diye bir kavram var. İnternet, kablosuz sensörler, lazerler, “drone”lar, robotlar, 3D yazıcılar, prefabrikasyon, modüler sistemler, nesnelerin interneti, BIM, artırılmış gerçeklik, büyük veri, bilişim sistemleri, lazer tarayıcılar, dijital tedarik platformları, akıllı malzemeler, uzaktan üretim sektörün unsurları oldular. Bu konuları iyi analiz etmek gerekiyor.
10. Geleceği yakalamak, kaçırmamak için ne öneriyorsunuz?
Hayatta hep “Öğrenci Kalmanın” önemine inanırım. O merakı, tutkuyu öldürmemek lazım. Tutku ve merak sürekli canlı tutulursa gelecekle ilgili pek kaygılanmak gerekmez. Bence geleceği merak eden insanlar televizyon, gazete gibi unsurları da hayatlarından çıkarmalılar. Sürekli güncel olanı veren bu yayınlar insanı kısır döngünün içinde dolandırıyor. Bir felsefe kitabı veya roman, güncel gelişmeleri odağına alıp sunan yayınlardan çok daha yararlı bence. Haber diye verilen şeylerin toplumu manipüle ettiğinin, başka hizmetlere aracılık ettiğinin görülmesi lazım. Sürekli günceli takip etmek yorucu ve verimsiz bir durum. Güncelin sonu yok ama insan hayatının var. Bu kapsamda beyni korumak, biraz da boş bırakmak önemli bence. Büyük resme bakmak, kendini orada konumlandırmak lazım.
Programın videosunu seyretmek için:
https://www.youtube.com/watch?v=7gPnbr3vC2o&t=1017s
https://www.santiye.com.tr/10-soruda-i-nsaat-projeleri-nde-veri-mli-li-k-1420.html
RÖPORTAJI, ŞANTİYE®NİN EYLÜL-EKİM 2021 (389.) SAYISININ E-DERGİ VERSİYONUNDAN OKUMAK İÇİN LÜTFEN TIKLAYIN
6 Ekim 2021
Türkiye'nin en ESKİ ve en çok ZİYARET EDİLEN şantiyesi: ŞANTİYE®...
İnşaata dair "KAYDADEĞER" ne varsa... 1988'den bu yana...
Şantiye®nin ürettiği, derlediği ve yayınladığı içeriklerde öncelik “KAMUSAL YARAR”dır...
Ve yayınlanan içeriğin “ÖZEL” olmasına özen gösterilir...
BASILI DERGİ + E-DERGİ + SANTİYE.COM.TR + SOSYAL MEDYA + DİJİTAL PLATFORMLAR...
İnşaat sektörünün buluşma noktası Şantiye®, “Güven”i temsil eden “Basılı bir Yayın” olma özelliğinin yanı sıra yenilenen web sitesi, Turkcell Dergilik ve Türk Telekom E-Dergi gibi mobil uygulamalardaki varlığı, 42 bin E-Bülten abonesi ve 85 bin sosyal medya takipçisi-bağlantısıyla inşaat sektörünün en önemli iletişim platformlarından biri olmaya her ortamda devam ediyor... 1988'den bu yana...
Şantiye® ayrıca yapı sektörüne "Şantiye'nin Yıldızı Ödülü", "Yılın Yeşil Yapı Malzemesi / Teknolojisi Ödülü" ve "Şantiyeden Kareler Fotoğraf Yarışması" gibi farklı organizasyonlarla da katkı sunuyor.
Şantiye®nin son sayısı da dahil 1988 yılından bugüne kadar yayınlanan TÜM SAYILARINA E-Dergi olarak göz atmak için lütfen tıklayın...
Şantiye®, başta ABONELERİ olmak üzere 2020-2025 yıllarında ilan veren firmalar ABS Yapı, Akyapı, Alumil, Anadolu Motor (Honda), Alkur, Ak-İzo, Altensis, Arbiogaz, Aremas, Arfen, Artus, Assan Panel, Asteknik, Atos, Batıçim, Baumit, Betek, Betonblock, Borusan CAT, Bosch Termoteknik, Bostik, BTM, Buderus, Bureau Veritas, Chryso, Çimsa, Çuhadaroğlu, Çukurova Isı, Deutsche Messe, Duyar Vana, DYO, Efectis ERA, Ekomaxi, Elkon, Emülzer, Eryap, Filli Boya, Fixa, Fullboard, Form Endüstri Ürünleri, Form Endüstri Tesisleri, Form MHI (Mitsubishi Heavy Industries) Klima, Garanti Leasing, GF Hakan Plastik, Gökçe Brülör, Grundfos, Hilti, IQ Alüminyum (by Deceuninck), İNKA, İntek, İpragaz, İstanbul Teknik, İzocam, İzoser, Kalekim, Knauf, Knauf Insulation, Komatsu, Köster, Kuzu Grup, LG, Marubeni, Masdaf, Master Builders Solutions, MBI Braas, Meiller Kipper (Doğuş Otomotiv), Messe Frankfurt, Messe München/Agora Tur., Mekon, Mitsubishi Chemical, Molecor, Nalburdayim.com, NETCAD, ODE, Ökotek, Özler Kalıp, Özpor, Panasonic, PERI, Pimakina, Polyfibers, Polyfin, Prometeon, Ravago, Rehau, Saint Gobain Türkiye, Samsung, Saray Alüminyum, Schüco, Selena (Tytan), Sentez Mekanik, Serge Ferrari, Shell, Siemens, Sistem İnşaat, Soudal, Sika, Şişecam, Temsa, TMS, Tekno Yapı, Türk Ytong, Tremco illbruck, Vaillant, Vekon, Viessmann, Wermut, Wilo, Winsa, XCMG ve Xylem’in değerli katkılarıyla hazırlanmaktadır.
ABONE OLMAK İÇİN
Bir yıllık abonelik bedelimiz olan 1200 TL (6 Sayı, KDV Dahil)'yi TR70 0001 0008 5291 9602 1550 01 IBAN no’lu hesabımıza (Ekosistem Medya) yatırıp; ardından dekontu, açık adresinizi ve fatura bilgilerinizi (şahıs ise TC kimlik no; firma ise vergi dairesi-numarası) santiye@santiye.com.tr adresine e-posta veya 0532 516 03 29 no’lu telefona WhatsApp / SMS aracılığıyla ulaştırabilirsiniz.
