İnşaat sektöründeyseniz rekabetin ve ihale kazanmanın işletmenizin yaşamını sürdürmesi ve başarısı için önemli olduğunu, ancak işi kapmanın her zaman kolay olmadığını bilirsiniz.
YAZAN: Selim Rıdvan GÜNGÖR / Proje Direktörü
İhale kazanmak “zaman”, “çaba” ve “strateji” gerektirir; ancak işin başarıyla tamamlanabilmesi için de hayati önem taşır. Teklif vermeye başlamadan yerel taleplerin neleri içerdiği ve potansiyel rakiplerin kimler olduğunu bilmek, ne teklif ettiklerini ve ne tür projelerin üstlenildiğini doğru anlamak, işgücü ve makina gücü olarak paydaş bulabilme şansının varlığını bilmek, kısacası pazarı tanımak önemlidir.
Müşteriler ve Genel Yüklenicilerle İlişkiler Kurmak
Çoğu sektörde olduğu gibi, inşaat işlerinde de ihaleleri kazanmak için sektördeki “kilit karar vericilerle” ilişkiler kurmak önemlidir. Müşteriler, tasarımcılar ve genel müteahhitlerle ağ kurmak, şirketin pazarlamasının temelini oluşturur. Becerilerin ve uzmanlık alanlarının sergilenmesi, potansiyel müşterilerden gelebilecek soruları yanıtlamaya hazır hale gelerek güveni geliştirmeye katkı sağlar.
Rekabetçi Bir Teklif Vermek
Bir ihaleyi kazanmanın en önemli kısmı rekabetçi bir teklif sunmaktır. Araştırma yapmak, hizmetleri uygun ve rekabetçi bir şekilde fiyatlandırmak ve bundan emin olmak gerekir. En düşük teklifi vermek, en iyi strateji gibi görünse de kalitenin ve yapım aşamasında zamanı kısaltmaya yönelik çözümlerin de önemli olduğunu unutmamak gerekir. Müşterinin rekabette sizi seçmesini sağlamak için kalite ile fiyatı dengelemeye odaklanmak gereklidir.
Peki yapmayı taahhüt ettiğiniz projenin ihale aşamasında sizi rekabette öne çıkartan özellik nedir?
Benzersiz Bir Satış Teklifini Öne Çıkarmak
Deneyimler, beceriler veya müşteri talepleri olsun, teklifte benzersiz bir hizmet taahhüt edildiğinin vurgulandığından emin olmak ve bunun arkasında kendinden emin bir şekilde durmak gerekir. Doğru bir yaklaşım, müşterilere ve genel yüklenicilere teklifte değil, seçimde neyin benzersiz kılındığını ve rekabette neden sizi seçmeleri gerektiğini bildirmektir. Dolayısıyla seçim aşamasında deneyim ve beceriyi benzersiz kılan özelliğin ne olduğunu belirlemek ve teklifte bunu vurgulamak gerekir.
Referanslar ve Benzer İş Deneyimleri Sunmak
Referanslar ve benzer iş deneyimleri, ihalenin kazanılmasında önemli rol oynar. Teklif verilen projeye benzer, son dönemde tamamlanmış geçmiş projelerden örnekler vermek ve en önemlisi, teklife güvenilirlik kazandırmak için memnun müşterilerin referanslarını eklemek, ihalenin kazanılma olasılığını yükseltir.
Teklif Süreci Nasıl Mükemmelleştirilir?
Herhangi bir teklif verme sürecinden önce, neye teklif verildiği net bir şekilde belirlenmeli, hedef ve strateji teklife çalışan ekip elemanlarıyla yetkileri kapsamında paylaşılmalıdır. Müşterinin ihtiyaçları ve beklentileri, teklifi hazırlayan ekip elemanları tarafından ne kadar iyi anlaşılırsa, müşterinin gereksinimlerini karşılayan bir teklif o kadar doğru bir şekilde hazırlanabilir. Projenin kapsamı anlaşıldıktan ve hedef belirlendikten sonra şu sorulara cevap aranmalıdır:
Ne kadarlık bir bütçe mevcut?
- İşi tamamlamak için hangi malzemelere ihtiyaç duyulacak?
- Herhangi bir özel işçilik gerekli mi?
- Müşterinin tamamlanma süresi ve son tarihi nedir?
- Ne tür kısıtlamalar (bölgeleme, çevresel veya başka türlü) söz konusu?
Bu soruları yanıtlamak, maliyet tahmininin nasıl görünmesi gerektiğini ve teklifin müşteriye nasıl sunulacağının belirlenmesine yardımcı olacaktır. Teklif taslağının hazırlanmasına gelince, içermesi gereken birkaç temel özellik vardır:
- Projede gerçekleştirilecek işin tam olarak dökümü (WBS)
- Yapılacak işin kategorilere ayrılmış ve önem sırasına göre listelenmiş halde her yönüne ilişkin maliyet (CBS)
- Projenin tamamı için kesin karsız fiyat tahmini (BC)
- Teklife konu olan işin nakit akış tablosu
- Müşterinin ihtiyaç duyabileceği her türlü sorumluluk reddi beyanı veya ek bilgi.
Rekabette Nasıl Öne Çıkılır?
İnşaat sektöründe rekabetçi olmak önemli miktarda zaman, çaba ve nakit yatırımı gerektirir. Teklifin diğerlerinden öne çıkması, sektör trendleri ve yenilikleri konusunda güncel kalmakla doğru orantılıdır. Bunu yapmanın bir yolu teklife katma değer sağlamaktır.
Örneğin, teklif verilen projeye benzer, tamamlanmış geçmiş projeleri özetleyen kişiselleştirilmiş bir ön yazı veya teklif verilen işe benzer bir çalışmanın ayrıntılı bir çözüm sürecini eklemek yararlı olabilir.
Diğer bir yaklaşım ise müşteriye, teklif verme sürecinin güvenilir olduğuna dair daha fazla kesinlik kazandırmak için geçmiş deneyimlere dayanan ayrıntılı bir proje zaman çizelgesi sunmaktır. Bu çizelgeyi sunarken geçmişte işveren tarafından kaynaklanan nedenleri sürekli vurgulamaktan kaçınmak gerekir.
Tabii ki, herhangi bir teklifinin kritik yönü maliyettir. Rakiplerle aynı kaliteyi sunan ve aynı zamanda daha düşük maliyetle gelen bir teklif sunmak, kesinlikle teklifi değerlendirecek paydaşların dikkatinden kaçmayacaktır.
Sonuçta inşaat sektöründe başarıyı yakalamak, markayı doğru bir şekilde yansıtan ve müşterilere aradıkları değeri sunan teklifleri bir araya getirme yeteneğine bağlıdır.
İnşaat Tekliflerinde Doğru Tahminin Önemi
Doğru tahmin, başarılı bir inşaat projesinin omurgasını oluşturur. Doğru tahminin önemi, inşaat şirketleri için riskleri azaltma ve kârı en üst düzeye çıkarma yeteneğinde yatmaktadır.
Bir projenin ne kadara mal olacağını belirlemek, bir taraftan ne kadar kâr elde edilebileceğini ve projenin ne kadar sürede tamamlanacağını belirlerken diğer taraftan rekabetçi ve kârlı tekliflerin kazanılmasına yardımcı olur, kaynakların uygun şekilde atanmasına ve verimli proje planlamasına olanak tanır. Böylece yapım sürecinde maliyet aşımlarını ve beklenmeyen harcamaların önlenmesine, müşterilerde güven oluşturmaya ve ileriye dönük ilişkiler kurmaya yardımcı olur.
Doğru tahmin sağlamak için yardım alınması gereken kaçınılmaz birkaç temel yardımcı özellik vardır:
Gerekli bilgileri toplamak: Tahmin yapmadan önce projenin kapsamını anlamak, proje gereksinimleri, zaman çizelgeleri ve bütçeler gibi bilgilerin toplanması gerçekçi bir tahmin oluşturulmasına yardımcı olur. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus, bilgi kirliliği yaratabilecek verilerin kısa sürede bertaraf edilmesidir.
Takım çalışması yapmak: Yatırımcılar, mimarlar, mühendisler, yükleniciler ve diğer paydaşlar da dahil olmak üzere ekip üyeleriyle işbirliği yapmak, potansiyel sorunların önceden belirlenmesine yardımcı olur. İşbirlikçi bir yaklaşım daha doğru tahminlere yol açar.
Tahminleri düzenli olarak güncellemek: Bir projenin kapsamı değişebilir, zaman çizelgeleri ertelenebilir ve teslim tarihi ötelenebilir. Özellikle öz kaynak kullanılarak finanse edilen işlerde bu durum sıklıkla yaşanır. Bu nedenle tahminlerin düzenli olarak güncellenmesi, doğruluğun sağlanması ve maliyet aşımlarının önlenmesi açısından önemlidir.
Tüm maliyetleri göz önünde bulundurmak: Doğru bir tahminin, doğrudan ve dolaylı maliyetler, acil durum fonları ve vergiler dahil olmak üzere tüm maliyetleri kapsaması gerekir. Herhangi bir maliyetin göz ardı edilmesi, bütçenin eksik veya fazla tahmin edilmesine yol açarak potansiyel kar kaybına neden olabilir.
Teklif Yazma Sanatında Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
Başarılı bir teklif yazmak, ihale kazanmanın önemli bir bileşenidir ve etkili bir teklif yazmak, herhangi bir projenin başarısında önemli rol oynar. Kötü yazılmış bir teklif, sektörde önemli bir uzmanlığa sahip olunsa bile, projeyi kazanma şansını tehlikeye atabilir.
Teklif, müşterinin beklentileri doğrultusunda projeyi tamamlamak için bütçeyi, malzemeleri ve işçiliği özetleyen, ayrıca yapım sürecini kapsayan zaman çizelgesini içeren kapsamlı belgeler bütünü olmalıdır. Teklifi müşterinin ihtiyaçlarına göre uyarlamak, kısa ve gerçekçi olmak kritik önem taşıyan faktörlerdir. Öte yandan talimatları göz ardı etmek, gerçekçi olmayan sözler vermek veya teklifi yazmak için son dakikaya kadar beklemek olumsuz etki yaratabilir.
Bir teklifi hazırlarken yapılması ve yapılmaması gereken bazı önemli noktalar şunlardır:
Teklif Yazarken Yapılması Gerekenler
Araştırma yapmak: Teklifi yazmaya başlamadan önce işin kapsamının, mevcut çizimlerin, malzemelerin teknik özelliklerinin, proje gereksinimlerinin ve müşterinin beklentilerinin iyice araştırılması gerekir. Daha fazla bilgi toplamak için müşteriyle ve projeye dahil olan diğer paydaşlar ve temsilcileriyle görüşmeler yapmakta bunları kayıt altına almak avantaj sağlar.
Teklifi özelleştirmek: Teklif yazma söz konusu olduğunda tek boyut her şeye uymaz. Teklifin, projeye göre uyarlanması ve teklif veren şirketi farklı kılan özelliklerinin vurgulanması gerekir. Temelde güçlü yönlerin sergilenmesi ve geçmiş projeler ve referanslar da dahil olmak üzere deneyimlere dair kanıtlar mutlaka sunulmalıdır.
Açık ve özlü olmak: Teklifin basit ve anlaşılması kolay olduğundan emin olunmalıdır. Müşterinin anlayamayacağı teknik dil ve sektör jargonu kullanmak bazen teklifi değerlendirenleri zor durumda bırakabilir. Müşterinin hızlıca okuyabilmesi için teklifin kısa ve öz tutulması en doğrusudur.
Zaman çizelgesi eklemek: Projeyi düzenli ve yolunda tutmak için ayrıntılı bir zaman çizelgesi sağlamak çok önemlidir. Projeye dahil olan herkesin neyi ne zaman bekleyeceğini bilmesi için kilometre taşları, son teslim tarihleri ve yapım sürecindeki önemli tarihleri bu çizelgeye eklemek gerek sözleşmenin takibi gerek yapım sürecinde karşılaşılacak muhtemel sorunların paydaşları da dahil ederek üstesinden gelebilmek için gerekir.
Bütçenin ana hatlarını çizmek: İnşaat projeleri bütçe aşımlarına eğilimli olsa da bütçenin ana hatlarını doğru bir şekilde belirlemek çok önemlidir. Bütçe maliyetlerine nasıl ulaşıldığını detaylandırmak ve müşterinin parasından tasarruf etmesine yardımcı olacak her türlü verimliliği vurgulamak, teklifin öne çıkmasını sağlar.
Teklif Yazarken Yapılmaması Gerekenler
Müşterinin talimatlarını göz ardı etmek: Müşterinin verdiği talimatlar dikkatlice okunmalı ve mümkün olduğu en üst seviyede uygulanmalıdır. Müşterinin belirli gereksinimleri vardır ve bunlara uyulmaması teklifin anında reddedilmesine yol açabilir.
Doğru yazım dili kullanmak: Yazım ve dilbilgisi hataları, teklifin profesyonellikten uzak ve dikkatsiz görünmesine neden olabilir. Teklifi dikkatli bir şekilde yeniden okumak ve ikinci bir görüş almak, gözden kaçırılmış olması muhtemel hataları belirlemeye yardımcı olur.
Hukuk dilini aşırı kullanmak: Projeden beklenen kârı elde etmeyi zora sokacak durumların karar vericilerle görüşmeler sırasında dile getirilerek, onların görüşlerini dikkate almadan yazmak, teklifin değerlendirilmeye alınmasını zora sokabilir.
Aşırı sözler vermek: Şirketi farklı kılan şeyleri sergilemek isterken, tutulamayacak sözler vermek büyük hatadır. Yetenekler konusunda gerçekçi olmak ve yerine getirilemeyecek taahhütlerde bulunmaktan kaçınmak gerekir.
Kendini küçümsemek: Gerçekçi olmak önemli olsa da kimse kendini ucuza satmak istemez. Güçlü yönlerin, deneyim ve güvenilirliğin vurgulandığından emin olunması gerekir. Böylece müşteri, rakiplerin yerine neden sizi seçmesi gerektiğini anlayacaktır.
Son dakikaya kadar beklemek: Teklif hazırlamak ve sunmak zaman alıcı bir süreçtir ve mükemmel bir teklif yazmak da zaman alır. Acele etmek teklifte hatalara yol açabileceği için işi son dakikaya bırakmamak gerekir.
Yapmayı taahhüt edeceğiniz teklifte dikkat edin; amaç, iş yapmak olmalıdır, siz değil!
3 Nisan 2024
Türkiye'nin en ESKİ ve en çok ZİYARET EDİLEN şantiyesi: ŞANTİYE®...
İnşaata dair "KAYDADEĞER" ne varsa... 1988'den bu yana...
Şantiye®nin ürettiği, derlediği ve yayınladığı içeriklerde öncelik “KAMUSAL YARAR”dır...
Ve yayınlanan içeriğin “ÖZEL” olmasına özen gösterilir...
BASILI DERGİ + E-DERGİ + SANTİYE.COM.TR + SOSYAL MEDYA + DİJİTAL PLATFORMLAR...
İnşaat sektörünün buluşma noktası Şantiye®, “Güven”i temsil eden “Basılı bir Yayın” olma özelliğinin yanı sıra yenilenen web sitesi, Turkcell Dergilik ve Türk Telekom E-Dergi gibi mobil uygulamalardaki varlığı, 42 bin E-Bülten abonesi ve 85 bin sosyal medya takipçisi-bağlantısıyla inşaat sektörünün en önemli iletişim platformlarından biri olmaya her ortamda devam ediyor... 1988'den bu yana...
Şantiye® ayrıca yapı sektörüne "Şantiye'nin Yıldızı Ödülü", "Yılın Yeşil Yapı Malzemesi / Teknolojisi Ödülü" ve "Şantiyeden Kareler Fotoğraf Yarışması" gibi farklı organizasyonlarla da katkı sunuyor.
Şantiye®nin son sayısı da dahil 1988 yılından bugüne kadar yayınlanan TÜM SAYILARINA E-Dergi olarak göz atmak için lütfen tıklayın...
Şantiye®, başta ABONELERİ olmak üzere 2020-2024 yıllarında ilan veren firmalar ABS Yapı, Akyapı, Alumil, Anadolu Motor (Honda), Alkur, Ak-İzo, Altensis, Arbiogaz, Aremas, Arfen, Assan Panel, Asteknik, Atos, Batıçim, Baumit, Betek, Betonblock, Borusan CAT, Bosch Termoteknik, Bostik, BTM, Buderus, Bureau Veritas, Çimsa, Çuhadaroğlu, Çukurova Isı, Duyar Vana, DYO, Efectis ERA, Ekomaxi, Elkon, Emülzer, Eryap, Filli Boya, Fixa, Fullboard, Form Endüstri Ürünleri, Form Endüstri Tesisleri, Form MHI (Mitsubishi Heavy Industries) Klima, Garanti Leasing, GF Hakan Plastik, Gökçe Brülör, Grundfos, Hilti, IQ Alüminyum (by Deceuninck), İNKA, İntek, İpragaz, İstanbul Teknik, İzocam, İzoser, Kalekim, Knauf, Knauf Insulation, Komatsu, Köster, Kuzu Grup, LG, Marubeni, Masdaf, Master Builders Solutions, MBI Braas, Meiller Kipper (Doğuş Otomotiv), Messe Frankfurt, Messe München/Agora Tur., Mekon, Mitsubishi Chemical, Nalburdayim.com, NETCAD, ODE, Ökotek, Özler Kalıp, Özpor, Panasonic, PERI, Pimakina, Polyfibers, Polyfin, Prometeon, Ravago, Rehau, Saint Gobain Türkiye, Saray Alüminyum, Schüco, Selena (Tytan), Sentez Mekanik, Serge Ferrari, Shell, Siemens, Sistem İnşaat, Soudal, Sika, Şişecam, Temsa, TMS, Tekno Yapı, Türk Ytong, Tremco illbruck, Vaillant, Vekon, Wermut, Wilo ve Xylem’in değerli katkılarıyla hazırlanmaktadır.
ABONE OLMAK İÇİN
Bir yıllık abonelik bedelimiz olan 1200 TL (6 Sayı, KDV Dahil)'yi TR70 0001 0008 5291 9602 1550 01 IBAN no’lu hesabımıza (Ekosistem Medya) yatırıp; ardından dekontu, açık adresinizi ve fatura bilgilerinizi (şahıs ise TC kimlik no; firma ise vergi dairesi-numarası) santiye@santiye.com.tr adresine e-posta veya 0532 516 03 29 no’lu telefona WhatsApp / SMS aracılığıyla ulaştırabilirsiniz.
