Kırkıncı yılına yaklaştığım meslek hayatımda çok farklı insanlarla tanışma ve onların iş dünyasına, inşaat sektörüne, hayata dair görüşlerini öğrenme şansım oldu. Bu 3 bölümlük yazı dizimde onların bana anlattıklarıyla kendi deneyimlerimin sentezinden yola çıkarak bir PROJE YÖNETİCİSİNİN verimliliğini nasıl artırabileceğine ilişkin düşüncelerimi sizlerle paylaşmak istiyorum.
“Ekibim yeterince verimli çalışıyor mu, bu performansları hedeflenen karlılığın yakalanmasını sağlayacak mı?”... Proje yöneticileri gece bu soruyla yatağa girip, sabah da yanıtlar arayarak uyanıyor desem fazla abartmış olmam. Soruların ortak özelliğidir, zihnimizde dolaşmaya başlamayagörsünler, hemen yenilerini üretirler.
Mevcut verimliliği nasıl daha fazla yükseltebilirim?
En ideal noktaya geldiğimi nasıl anlayabilirim?
Verimliliği yükseltirken oluşabilecek kayıpları, olumsuz yan etkileri ne şekilde minimumda tutabilirim?
Benim ve ekibimin verimliliğini neler düşürüyor?
Zamanı yönetemezseniz, zaman sizi yönetir. Yönetemediğiniz her şeyin tutsağı olursunuz
Paranız, ekibiniz, enerjiniz, alışkanlıklarınız, ilişkileriniz, tutkularınız, öfkeniz, aşkınız, hepsinde ya yönetensinizdir ya da tutsak. Kural hiç değişmez. Yönetemediğiniz her şey, bir süre sonra sizi yönetmeye başlar. Bunu da size hissettirmeden öyle sinsice yapar ki, kendinizi onun elinden kurtarmanın hiç de kolay olmadığını anladığınızda artık iş işten geçmiştir. Yönetemedikleriniz, bir oyun hamuru gibisizinle oynuyordur.
Zaman, hepimize eşit dağıtılan, sahip olduğumuz en kıymetli kaynak. Yeryüzündeki en eşitlikçi, en sosyalist değer. Proje yöneticisi, verimliliğini artırmak istiyorsa, ilk yapması gereken iş, ekibinden önce kendi zamanını doğru yönetmesidir.
Huffington Post’ta geçtiğimiz yıllarda yayınlanan bir makalede, çalışanların günde ortalama üç saatini e-postalarını okumaya ayırdıkları, bunun da yaklaşık 72 e-postaya karşılık geldiğini yazıyordu. E-posta kutusunu boşaltmak için harcanan süre, küçümsenmeyecek bir zaman. Daha kritik bir konu ise gelen mesajların o anda yapılan işi bölmesi ve odaklanmayı düşürmesi. Üzerinde çalıştığınızraporda okuyanın dikkatini yoğunlaştırmasını istediğiniz satırları yazarken, bir e-posta geliyor, birden dikkatinizi oraya veriyorsunuz, döndüğünüzde o altını çizmek istediğiniz, anlattıklarınızın can damarı olan cümlenizi bir türlü istediğiniz gibi yazamıyorsunuz.
Bu arada yoğun odaklanma gereken çalışmalar için küçük bir önerim olacak. Yirmi dakikadan fazla bilgisayarın başında oturmamak, arada bir iki dakika oda içinde dolanmak, çay-kahve alma molaları vermek. Masaya yeniden döndüğünüzde, kalkmadan önce takıldığınız bir noktanın çözümünü bir bakmışsınız ki farkında olmadan buluvermişsiniz.
E-posta'ların verimliliğinizi düşürmemesi için, günün sadece belirlediğiniz zamanlarını bu işe ayırabilirsiniz. Örneğin sabah işe geldiğinizde, öğle yemeğine çıkmadan evvel (acıktığınız için hızlı bakacaksınızdır), akşam işten çıkmadan önce yarımşar saatlik e-posta kontrolüyle hem harcadığınız zamanı düşürüp hem de bölünmelerinizi engelleyebilirsiniz.
Aynı makalede proje yöneticilerinin toplantılar için harcadığı zamanın, günlük ortalama bir buçuk saatin üzerinde olduğu yazıyor. Dikkat ederseniz sekiz saatlik bir çalışmanın (tabii bir proje yöneticisi bu sürenin üzerinde çalışıyor) yarısından fazlası e-posta temizliği ve toplantılarla geçiyor. “Toplantılardan istenen sonucu almak için nelere dikkat edilmeli” konusunu ayrı bir yazımda ayrıntılı olarak yazacağım. Ama şu kadarını söylemeliyim ki, toplantı gündemi önceden belirlenirse, toplantıya gereğinden fazla kişi katılmazsa, katılımcılar gündem üzerinden hazırlanarak toplantıya girerlerse, süre baştan belirlenip, bu süreye sadık kalınırsa toplantılarınız daha etkili ve verimli olacaktır.
Huffington Post’ta yayınlanan yöneticiler üzerinde yapılan bir anket çalışmasının iki ilginç çıktısı var. Birincisi, yöneticilere “Yönetime mi yoksaçalışmaya mı daha fazla zaman ayırıyorsunuz” diye sorulmuş; yanıtlar yüzde elli-elli oranında olmuş. Dikkat ederseniz, toplantı ve e-postalara, yani yönetime ayrılan süre de bu cevabı doğruluyor.
Şantiyelerdeki proje yöneticilerine sorulan bir diğer soru da, “Zamanınızın çoğunu sahada mı, yoksa masa başında mı geçiriyorsunuz?” sorusu. Cevapların ortalaması, yüzde yirmi beş saha, yüzde yirmi beş ofis olmuş.
Bu bölümün başlığında “Zamanı yönetemezseniz, o sizi yönetecektir” dedim ya, bu bakış açısını projenin kaynaklarına, tedarikçilerine, paydaş ilişkilerine ve projeye dair her şeye yansıtmalısınız. Yani her şeyden önce proje yönetimini önceliğinize almalısınız. Projeyi nasıl yöneteceğinizin kurgusunu başta doğru yaparsanız (bunun için de iş başlamadan nitelikli bir zaman ayırmak gerekiyor) ve kurgunuzu da sağlıklı bir şekilde takip edebiliyorsanız (nasıl izleyeceğinizi de planlamanız gerekiyor), işin sonunda hedeflerinizi yakalamanız o kadar kolay olacaktır.
Riskler, projenin kaderini çizer
Bir projenin yapılmasına karar verildiği an, hatta teklif aşamasında bile ilk olarak üzerinde çalışılması gereken konu riskler ve o risklerin nasıl yönetileceğidir. Üzerinde detaylı olarak çalışılmış bir risk planlaması, beraberinde sözleşmenin, iş programının ve bütçenin de gerçekçi bir şekilde hazırlanmasını sağlayacaktır.
Teknolojiye ayak uyduramıyorsanız hem sizin hem firmanızın iş hayatındaki ömrü uzun olmayacaktır
Geleceğin son derece belirsiz olduğu, iyimser beklentilerle birlikte felaket senaryolarının da at koşturduğu bir çağda yaşıyoruz. Gelecek bilimcilerin de söylediği gibi insanlık hiçbir dönem bugün olduğu kadar bizi nelerin beklediğine dair öngörüsüz ve kaygılı olmamıştı.
Önümüzdeki yıllar robotların, yapay zeka yazılımlarının çağı mı olacak? Biz insanlar, gezegenimiz üzerindeki kontrolü kendi yarattığımız makinalara mı devredeceğiz? Bu soruların yanıtlarını kimse bilmiyor. Ama hepimizin çok net bildiği bir şey var; teknolojiyi içselleştiremeyen insan ve firmaların bu rekabetçi iş dünyasında ayakta kalma imkanları yok. Teknolojiyi ve veriyi doğru kullananlar, kullanamayanları fazla zorlanmadan kontrolleri altına alacak. Kendimizi kaba güç ve hamasi konuşmaların etkisinin artık hiç olmayacağı günlere hazırlamalıyız. Düşünürsek, gelecek aslında her sabah geliyor...
Nakit Akışı, Nakit Akışı, Nakit Akışı...
Türkiye'nin çok önemli firmalarının CEO ve patronlarıyla birebir çalışma imkanım oldu. Onların ağzından en çok duyduğum söz, Napolyon’un “para, para, para” sözünü çağrıştırır şekilde “nakit akışı, nakit akışı, nakit akışı” oldu. Nakit akışınızı, güncel söylemiyle cashflow’u (ne yazık ki bazı İngilizce terimleri Türkçe karşılıklarını bilmeksizin kullanıyoruz) sağlıklı bir şekilde yönetemezseniz, sürekli kırılgan bir ekonomide kendinizi birden ödeyemeyeceğiniz borçların içinde bulabilirsiniz. Sonrası ise konkordatolar, iflaslar, kısacası bir felaket...
Nakit akışını doğru bir şekilde takip edebilmeniz için yapılması gereken ilk ve en önemli şey ise en ufak ayrıntının, riskin atlanmadığı doğru bir PLANLAMA. Bu iş programı beraberinde doğru bütçeyi ortaya çıkaracak, o bütçe de korkunç kabuslar görmeden sizi uyaracak bir nakit akışı verecektir.
Devamı önümüzdeki sayımızda
YAZAN: Cem KAFADAR / 1inşaat Danışmanlık Kurucusu - İnşaat Mühendisi
http://cemkafadar.net/
5 Ağustos 2021
Türkiye'nin en ESKİ ve en çok ZİYARET EDİLEN şantiyesi: ŞANTİYE®...
İnşaata dair "KAYDADEĞER" ne varsa... 1988'den bu yana...
Şantiye®nin ürettiği, derlediği ve yayınladığı içeriklerde öncelik “KAMUSAL YARAR”dır...
Ve yayınlanan içeriğin “ÖZEL” olmasına özen gösterilir...
BASILI DERGİ + E-DERGİ + SANTİYE.COM.TR + SOSYAL MEDYA + DİJİTAL PLATFORMLAR...
İnşaat sektörünün buluşma noktası Şantiye®, “Güven”i temsil eden “Basılı bir Yayın” olma özelliğinin yanı sıra yenilenen web sitesi, Turkcell Dergilik ve Türk Telekom E-Dergi gibi mobil uygulamalardaki varlığı, 42 bin E-Bülten abonesi ve 85 bin sosyal medya takipçisi-bağlantısıyla inşaat sektörünün en önemli iletişim platformlarından biri olmaya her ortamda devam ediyor... 1988'den bu yana...
Şantiye® ayrıca yapı sektörüne "Şantiye'nin Yıldızı Ödülü", "Yılın Yeşil Yapı Malzemesi / Teknolojisi Ödülü" ve "Şantiyeden Kareler Fotoğraf Yarışması" gibi farklı organizasyonlarla da katkı sunuyor.
Şantiye®nin son sayısı da dahil 1988 yılından bugüne kadar yayınlanan TÜM SAYILARINA E-Dergi olarak göz atmak için lütfen tıklayın...
Şantiye®, başta ABONELERİ olmak üzere 2020-2024 yıllarında ilan veren firmalar ABS Yapı, Akyapı, Alumil, Anadolu Motor (Honda), Alkur, Ak-İzo, Altensis, Arbiogaz, Aremas, Arfen, Assan Panel, Asteknik, Atos, Batıçim, Baumit, Betek, Betonblock, Borusan CAT, Bosch Termoteknik, Bostik, BTM, Buderus, Bureau Veritas, Chryso, Çimsa, Çuhadaroğlu, Çukurova Isı, Duyar Vana, DYO, Efectis ERA, Ekomaxi, Elkon, Emülzer, Eryap, Filli Boya, Fixa, Fullboard, Form Endüstri Ürünleri, Form Endüstri Tesisleri, Form MHI (Mitsubishi Heavy Industries) Klima, Garanti Leasing, GF Hakan Plastik, Gökçe Brülör, Grundfos, Hilti, IQ Alüminyum (by Deceuninck), İNKA, İntek, İpragaz, İstanbul Teknik, İzocam, İzoser, Kalekim, Knauf, Knauf Insulation, Komatsu, Köster, Kuzu Grup, LG, Marubeni, Masdaf, Master Builders Solutions, MBI Braas, Meiller Kipper (Doğuş Otomotiv), Messe Frankfurt, Messe München/Agora Tur., Mekon, Mitsubishi Chemical, Nalburdayim.com, NETCAD, ODE, Ökotek, Özler Kalıp, Özpor, Panasonic, PERI, Pimakina, Polyfibers, Polyfin, Prometeon, Ravago, Rehau, Saint Gobain Türkiye, Saray Alüminyum, Schüco, Selena (Tytan), Sentez Mekanik, Serge Ferrari, Shell, Siemens, Sistem İnşaat, Soudal, Sika, Şişecam, Temsa, TMS, Tekno Yapı, Türk Ytong, Tremco illbruck, Vaillant, Vekon, Wermut, Wilo ve Xylem’in değerli katkılarıyla hazırlanmaktadır.
ABONE OLMAK İÇİN
Bir yıllık abonelik bedelimiz olan 1200 TL (6 Sayı, KDV Dahil)'yi TR70 0001 0008 5291 9602 1550 01 IBAN no’lu hesabımıza (Ekosistem Medya) yatırıp; ardından dekontu, açık adresinizi ve fatura bilgilerinizi (şahıs ise TC kimlik no; firma ise vergi dairesi-numarası) santiye@santiye.com.tr adresine e-posta veya 0532 516 03 29 no’lu telefona WhatsApp / SMS aracılığıyla ulaştırabilirsiniz.
